Hvordan man forbereder sig på en tjenesteaftale
En velforarbejdet aftale gør det lettere for en kunde og en virksomhed at bruge deres tid godt. Det kræver ikke en kompliceret proces. Det betyder at blive enige om, hvad der vil ske, gøre adgangen praktisk og dele en opdatering tidligt, når noget ændres.
Bekræft formålet og omfanget
Inden besøget skal du gentage den ønskede service og det resultat, kunden forventer. Bemærk ethvert arbejde, der er uden for den aftalte rækkevidde, især når besøget kun er til vurdering, indhentning, levering eller første konsultation. En kort bekræftelse forhindrer antagelser i at blive et problem på dagen.
Kontroller tid, sted og kontaktvej
Hvis en aftale afhænger af en reception i bygningen, gate, parkeringspligt eller adgangskode, skal du forklare ordningen på forhånd.
Forbered sikker og passende adgang
At gøre arbejdsområdet rimeligt tilgængeligt og påpege relevante farer, begrænsninger eller regler på stedet. En kunde bør ikke blive bedt om at tage på arbejde, der er usikre eller upassende for ham. Tjenesteudbyderen skal forklare enhver adgang, udstyr eller forberedelse, der virkelig er nødvendig, før han deltager.
Bring de oplysninger, der påvirker arbejdet
Hold nyttige dokumenter, målinger, produktoplysninger, fotografier eller tidligere meddelelser til rådighed, når de ændrer servicebeslutningen. indsamle ikke ikke relaterede personlige oplysninger. Når en virksomhed har brug for en detaljeret information, før den bekræfter en pris eller tilgang, bør den angive, hvilken beslutning denne detaljer understøtter.
Sæt forventninger til ændringer
Trafik, vejr, et tidligere job eller en nyopdaget tilstand kan påvirke tidsplanen eller omfanget. Hvis det sker, skal du give en opdatering så hurtigt som muligt, forklare de tilgængelige muligheder og aftale det næste skridt.
Registre praktiske aftaler
Efter bekræftelse af udnævnelsen skal du føre en klar oversigt over den relevante dato, omfang, kontaktvej og eventuelle aftalte forberedelser.
Se på besøget senere.
Efter arbejdet eller mødet skal du kontrollere, om det aftalte næste skridt er afsluttet, og om der er behov for yderligere oplysninger.