Hvordan forberede deg på en tjenesteoppgave
En godt forberedt avtale gjør det lettere for en kunde og en bedrift å bruke tiden sin godt. Det krever ikke en komplisert prosess. Det betyr å bli enige om hva som vil skje, gjøre tilgang praktisk og dele en oppdatering tidlig når noe endres.
Bekreft formålet og omfanget
Før besøket skal du gjenoppreise den forespurte tjenesten og resultatet kunden forventer. Merk alle arbeid som er utenfor den avtalt anvendelsesområdet, spesielt når besøket bare er for vurdering, innsamling, levering eller første konsultasjon. En kort bekreftelse forhindrer antagelser i å bli et problem på dagen.
Sjekk tid, sted og kontaktvei
Beviser dato, ankomstvindu, adresse og den beste måten å nå kunden på hvis det er forsinkelse. Bedriften bør bruke kontaktinformasjon som den aktivt overvåker, og kunden bør vite hvem som forventes å ankomme. Hvis en avtale avhenger av en bygning mottak, gate, parkeringsplass eller adgangskode, forklar ordningen på forhånd.
Forbered sikker og passende tilgang
Gjør arbeidsområdet rimelig tilgjengelig og påpeke relevante farer, begrensninger eller regler på stedet. En kunde bør ikke bli bedt om å ta på seg arbeid som er usikker eller uegnet for dem. Tjenesteleverandøren skal forklare enhver tilgang, utstyr eller forberedelse som virkelig er nødvendig før deltakelse.
Ta med informasjon som påvirker arbeidet
Hold nyttige dokumenter, målinger, produktdetaljer, fotografier eller tidligere meldinger tilgjengelig når de endrer tjenestebeslutningen.
Sett forventninger til endringer
Trafikk, vær, et tidligere jobb eller en nyoppdaget tilstand kan påvirke tid eller omfang. Hvis det skjer, gi en oppdatering så snart som mulig praktisk, forklar de tilgjengelige alternativene og avtale det neste skrittet.
Registrere praktiske avtaler
Etter at du har bekreftet at du er blitt innnevnt, skal du ha en klar oversikt over datoen, omfanget, kontaktlinjen og eventuelle avtalte forberedelser.
Se på besøket etterpå.
Etter arbeidet eller møtet, sjekk om det avtalte neste skrittet er fullført og om det er nødvendig med oppfølgingsinformasjon.