व्यवसायिक पूछताछ का स्पष्ट रूप से उत्तर कैसे दें
एक उपयोगी उत्तर दोनों पक्षों को यह तय करने में मदद करता है कि सेवा उपयुक्त है या नहीं। इसने समझाया जाना चाहिए कि व्यवसाय क्या कर सकता है, अभी भी किस जानकारी की आवश्यकता है और ग्राहक आगे क्या उम्मीद कर सकता है। एक त्वरित उत्तर तभी उपयोगी होता है जब यह सटीक रहता है।
अनुरोध को सादे भाषा में पुष्टि करें
ग्राहक द्वारा पूछे गए सेवा, स्थान या परिणाम को समझते हुए शुरू करें। यदि अनुरोध का अर्थ कई चीजें हो सकती हैं, तो धारणा के बजाय व्याख्या का वर्णन करें। यह गलत दायरे पर निर्मित लंबे समय तक आदान-प्रदान से बचाता है।
केवल विवरणों के लिए पूछें जो उत्तर को बदल दें
उपलब्धता, उपयुक्तता, कीमत या समय की जांच के लिए आवश्यक तथ्यों का अनुरोध करें। उदाहरण के लिए, काम का प्रकार, पसंदीदा तिथि, प्रासंगिक माप या पहुंच प्रतिबंध महत्वपूर्ण हो सकते हैं। आवश्यक होने से पहले संवेदनशील जानकारी न पूछें, और समझाएं कि एक विवरण उपयोगी क्यों है जब कारण स्पष्ट नहीं है।
पुष्टि की गई शर्तों से अलग अनुमान
एक प्रारंभिक सीमा, उपलब्धता विंडो या संभावित दृष्टिकोण उपयोगी हो सकता है, लेकिन इसे स्पष्ट रूप से अस्थायी के रूप में लेबल करें। उन शर्तों की पुष्टि करें जो इसे बदल सकती हैं, जैसे साइट पर जाने, सामग्री की पसंद, यात्रा दूरी या अंतिम दायरा। एक अनुमान को गारंटीकृत प्रस्ताव के रूप में प्रस्तुत न करें।
एक यथार्थवादी अगले कदम और समय दें
ग्राहक को बताएं कि क्या आप कॉल करेंगे, लिखित प्रस्ताव भेजेंगे, एक शेड्यूल की जांच करेंगे या पहले अधिक जानकारी की आवश्यकता होगी। एक समय दें जो व्यवसाय रख सकता है। यदि जवाब में अधिक समय लगेगा, तो एक ईमानदार अपडेट संदर्भ के बिना अनुरोध छोड़ने से अधिक उपयोगी है।
संपर्क मार्ग को सुसंगत रखें
संपर्क विवरण का उपयोग करें जो व्यवसाय की निगरानी करता है और कंपनी का नाम, सेवा क्षेत्र और उद्घाटन समय को अद्यतित रखता है। एक प्रोफ़ाइल को ग्राहक को यह समझना आसान बनाना चाहिए कि नए पूछताछ के लिए किस मार्ग का उपयोग करना है और इसे भेजने के बाद क्या होता है।
सहमति से हुई बातों को ध्यान से रिकॉर्ड करें
कार्य शुरू होने से पहले, सहमत दायरा, प्रासंगिक तिथि, मूल्य आधार और किसी भी सीमा को एक ऐसे रूप में दोहराएं जिसे दोनों पक्ष जांच सकते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब कई संदेश, लोग या नियुक्तियां शामिल होती हैं। एक स्पष्ट रिकॉर्ड किसी अनुबंध या कानूनी आवश्यकता को प्रतिस्थापित किए बिना गलतफहमी को कम करता है जो लागू होता है।
निजता और सीमाओं का सम्मान करें
केवल उस उद्देश्य के लिए पूछताछ विवरण का उपयोग करें जो ग्राहक उचित रूप से उम्मीद कर सकता है, उन तक पहुंच की रक्षा करें और उचित आधार के बिना दोहराए गए विपणन संदेशों से बचें। जब कोई अनुरोध सेवा के बाहर हो, तो इसे विनम्रता से कहें और एक रेफरल या परिणाम का वादा करने से बचें जो व्यवसाय समर्थन नहीं कर सकता है।