सेवा नियुक्ति की तैयारी कैसे करें
एक अच्छी तरह से तैयार नियुक्ति ग्राहक और व्यवसाय के लिए अपना समय अच्छा उपयोग करना आसान बनाती है। इसके लिए जटिल प्रक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। इसका मतलब है कि क्या होगा, इस पर सहमति होना, पहुंच को व्यावहारिक बनाना और कुछ बदलने पर जल्दी अपडेट साझा करना।
उद्देश्य और दायरा की पुष्टि करें
यात्रा से पहले, अनुरोधित सेवा और ग्राहक के अपेक्षित परिणाम को फिर से लिखें। किसी भी काम को ध्यान में रखें जो सहमत दायरे से बाहर है, खासकर जब यात्रा केवल मूल्यांकन, संग्रह, वितरण या पहली परामर्श के लिए है। एक छोटी पुष्टि पर धारणाओं को एक समस्या बनने से रोकता है।
समय, स्थान और संपर्क मार्ग की जांच करें
यदि कोई देरी हो तो ग्राहक तक पहुंचने की तारीख, आगमन की खिड़की, पते और सर्वोत्तम तरीके की पुष्टि करें। व्यवसाय को संपर्क विवरण का उपयोग करना चाहिए जिसे वह सक्रिय रूप से निगरानी करता है, और ग्राहक को पता होना चाहिए कि आने की उम्मीद है। यदि एक नियुक्ति भवन रिसेप्शन, गेट, पार्किंग नियम या प्रवेश कोड पर निर्भर करती है, तो व्यवस्था को पहले से समझाएं।
सुरक्षित और उपयुक्त पहुंच तैयार करें
कार्यक्षेत्र को उचित रूप से सुलभ बनाएं और संबंधित खतरों, प्रतिबंधों या साइट नियमों पर ध्यान दें। ग्राहक से ऐसे काम करने के लिए नहीं कहा जाना चाहिए जो उनके लिए असुरक्षित या अनुचित हो। सेवा प्रदाता को किसी भी पहुंच, उपकरण या तैयारी की व्याख्या करनी चाहिए जो वास्तव में भाग लेने से पहले आवश्यक है।
कार्य को प्रभावित करने वाली जानकारी लाएं
सेवा निर्णय को बदलने पर उपयोगी दस्तावेज, माप, उत्पाद विवरण, तस्वीरें या पिछले संदेश उपलब्ध रखें। संबंधित व्यक्तिगत जानकारी एकत्र न करें। जब किसी व्यवसाय को मूल्य या दृष्टिकोण की पुष्टि करने से पहले एक विवरण की आवश्यकता होती है, तो उसे यह कहना चाहिए कि वह विवरण किस निर्णय का समर्थन करता है।
परिवर्तनों के लिए अपेक्षाएँ निर्धारित करें
ट्रैफिक, मौसम, एक पुरानी नौकरी या एक नई खोज की गई स्थिति समय या दायरे को प्रभावित कर सकती है। यदि ऐसा होता है, तो जल्द से जल्द व्यावहारिक अपडेट दें, उपलब्ध विकल्पों की व्याख्या करें और अगले कदम पर सहमत हों। एक समय या परिणाम का वादा न करें जो समर्थित नहीं हो सकता है।
व्यावहारिक समझौतों का रिकॉर्ड
नियुक्ति की पुष्टि के बाद, संबंधित तिथि, दायरा, संपर्क मार्ग और किसी भी सहमत तैयारी का स्पष्ट रिकॉर्ड रखें। जहां मूल्य, सुरक्षा, रद्द या कानूनी शर्तें लागू होती हैं, उन्हें सटीक रूप से वर्णन करें और उपयुक्त औपचारिक दस्तावेजों का उपयोग करें। एक उपयोगी नियुक्ति नोट उन आवश्यकताओं की जगह नहीं लेता है।
यात्रा की समीक्षा बाद में करें
कार्य या बैठक के बाद, जांचें कि क्या अनुबंधित अगले कदम पूरा हो गया है और क्या किसी भी अनुवर्ती जानकारी की आवश्यकता है। बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्न या याद किए जाने वाली अपेक्षाएं बता सकती हैं कि प्रोफ़ाइल, सेवा विवरण या नियुक्ति की पुष्टि में स्पष्टता की आवश्यकता कहां है।