Cómo responder claramente a una consulta de negocios
Una respuesta útil ayuda a ambas partes a decidir si el servicio es adecuado. Debe explicar lo que puede hacer la empresa, qué información aún se necesita y qué puede esperar el cliente a continuación. Una respuesta rápida es útil sólo cuando se mantiene exacta.
Confirmar la solicitud en lenguaje sencillo
Comience mostrando que entiende el servicio, la ubicación o el resultado que el cliente ha solicitado.Si la solicitud puede significar varias cosas, describa la interpretación en lugar de asumir.Esto evita un largo intercambio construido sobre el alcance equivocado.
Sólo pide detalles que cambien la respuesta
Solicitar los datos necesarios para comprobar la disponibilidad, la idoneidad, el precio o el momento. Por ejemplo, el tipo de trabajo, la fecha preferida, las medidas pertinentes o las restricciones de acceso pueden importar. No pida información sensible antes de que sea necesario, y explique por qué un detalle es útil cuando la razón no es obvia.
Estimaciones separadas de los términos confirmados
Un rango inicial, una ventana de disponibilidad o un posible enfoque pueden ser útiles, pero etiquetearlo claramente como provisional.
Dar un paso realista y el tiempo siguiente
Si el cliente quiere que le llame, le envíe una propuesta por escrito, compruebe un horario o necesita más información primero.
Mantenga la ruta de contacto consistente
Utilice los datos de contacto que el negocio monitoree y mantenga al día el nombre de la empresa, el área de servicio y las horas de apertura.
Registre los hechos acordados cuidadosamente
Antes de comenzar el trabajo, reafirmar el alcance acordado, la fecha pertinente, la base de precios y cualquier límite en una forma que ambas partes puedan verificar. Esto es especialmente importante cuando se involucran varios mensajes, personas o citas.
Respetar la privacidad y los límites
Utilice los datos de la consulta sólo para el propósito que el cliente pueda esperar razonablemente, proteja el acceso a ellos y evite mensajes de marketing repetidos sin una base adecuada.