Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc hẹn phục vụ
Một cuộc hẹn được chuẩn bị tốt giúp khách hàng và doanh nghiệp dễ dàng sử dụng thời gian của họ một cách tốt hơn. Nó không đòi hỏi một quá trình phức tạp. Nó có nghĩa là đồng ý với những gì sẽ xảy ra, thực tế hóa quyền truy cập và chia sẻ cập nhật sớm khi có những thay đổi.
Đảm nhận mục đích và phạm vi
Trước chuyến thăm, hãy ghi lại lại dịch vụ được yêu cầu và kết quả mà khách hàng mong đợi. Hãy lưu ý bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi thỏa thuận, đặc biệt là khi chuyến thăm chỉ dành cho đánh giá, thu thập, giao hàng hoặc tham vấn đầu tiên.
Kiểm tra thời gian, địa điểm và đường liên lạc
Đảm nhận ngày, cửa sổ đến, địa chỉ và cách tốt nhất để tiếp cận khách hàng nếu có sự chậm trễ. Kinh doanh nên sử dụng thông tin liên lạc mà họ theo dõi tích cực, và khách hàng nên biết ai dự kiến đến. Nếu một cuộc hẹn phụ thuộc vào một phòng tiếp tân, cổng, quy tắc đậu xe hoặc mã truy cập tòa nhà, hãy giải thích trước sự sắp xếp.
Chuẩn bị cho sự tiếp cận an toàn và thích hợp
Làm cho khu vực làm việc dễ tiếp cận hợp lý và chỉ ra các nguy cơ, hạn chế hoặc quy tắc địa điểm có liên quan. Khách hàng không nên được yêu cầu làm việc không an toàn hoặc không phù hợp với họ. Nhà cung cấp dịch vụ nên giải thích bất kỳ truy cập, thiết bị hoặc chuẩn bị nào thực sự cần thiết trước khi tham dự.
Mang theo thông tin có ảnh hưởng đến công việc
Giữ các tài liệu hữu ích, đo lường, chi tiết sản phẩm, ảnh hoặc thông điệp trước đó sẵn sàng khi thay đổi quyết định dịch vụ. Đừng thu thập thông tin cá nhân không liên quan. Khi một doanh nghiệp cần một chi tiết trước khi xác nhận giá hoặc cách tiếp cận, nó nên nói chi tiết đó hỗ trợ quyết định nào.
Đặt kỳ vọng cho những thay đổi
Nếu điều đó xảy ra, hãy cập nhật ngay khi có thể, giải thích các lựa chọn có sẵn và đồng ý bước tiếp theo. Đừng hứa hẹn thời gian hoặc kết quả không thể hỗ trợ.
Các thỏa thuận thực tế ghi lại
Sau khi xác nhận cuộc hẹn, lưu lại một hồ sơ rõ ràng về ngày, phạm vi, đường liên lạc và mọi chuẩn bị đã thỏa thuận. Khi giá cả, an toàn, hủy hoặc các điều khoản pháp lý áp dụng, hãy mô tả chúng chính xác và sử dụng các tài liệu chính thức thích hợp. Một giấy tờ hẹn hữu ích không thay thế các yêu cầu đó.
Xem lại chuyến thăm sau đó
Sau khi làm việc hoặc họp, kiểm tra xem liệu bước tiếp theo đã được thỏa thuận đã hoàn thành hay không và liệu có cần thông tin tiếp theo hay không.