Como se preparar para uma citação de serviço
Um encontro bem preparado facilita que um cliente e uma empresa usem bem o seu tempo. Não requer um processo complicado.
Confirmar o objectivo e o âmbito
Antes da visita, reafirma o serviço solicitado e o resultado esperado pelo cliente. Observe qualquer trabalho que esteja fora do âmbito acordado, especialmente quando a visita é apenas para avaliação, recolha, entrega ou primeira consulta. Uma breve confirmação evita que as suposições se tornem um problema no dia.
Verifique o local, a hora e a rota de contacto
Confirme a data, a janela de chegada, o endereço e a melhor maneira de chegar ao cliente se houver um atraso. A empresa deve usar os dados de contato que monitora ativamente e o cliente deve saber quem espera chegar. Se uma consulta depender de uma recepção do edifício, portal, regra de estacionamento ou código de acesso, explique o arranjo com antecedência.
Preparar um acesso seguro e adequado
Tornar a área de trabalho razoável e indicar os perigos, restrições ou regras pertinentes do local. Não deve ser solicitado ao cliente que assuma um trabalho que seja inseguro ou inadequado para ele. O prestador de serviços deve explicar qualquer acesso, equipamento ou preparação que seja realmente necessário antes de participar.
Trazer as informações que afetam o trabalho
Mantenha disponíveis documentos úteis, medidas, detalhes do produto, fotografias ou mensagens anteriores quando alterarem a decisão de serviço. Não coletem informações pessoais não relacionadas. Quando uma empresa precisa de um detalhe antes de confirmar um preço ou abordagem, deve dizer qual decisão esse detalhe apoia.
Estabelecer expectativas para as mudanças
O trânsito, o tempo, um emprego anterior ou uma condição recém-descoberta podem afetar o tempo ou o alcance.
Registros de acordos práticos
Após confirmar a nomeação, manter um registro claro da data, do âmbito, da rota de contacto e de qualquer preparação acordada. Quando forem aplicáveis os termos de preço, segurança, cancelamento ou de direito, descrever-os com precisão e utilizar os documentos formais adequados.
Revisitar a visita depois
Após o trabalho ou a reunião, verifique se a próxima etapa acordada foi concluída e se é necessária qualquer informação de acompanhamento.