Come preparare un appuntamento di servizio
Un appuntamento ben preparato facilita al cliente e all'azienda l'uso del loro tempo. Non richiede un processo complicato.
Confirmare lo scopo e la portata
Prima della visita, riindicare il servizio richiesto e il risultato atteso dal cliente. Si noti qualsiasi lavoro che sia al di fuori del campo di applicazione concordato, soprattutto quando la visita è solo per la valutazione, la raccolta, la consegna o una prima consultazione. Una breve conferma impedisce che le ipotesi diventino un problema in giornata.
Controllare l'ora, il luogo e l'itinerario di contatto
Confirmare la data, la finestra di arrivo, l'indirizzo e il modo migliore per raggiungere il cliente se vi è un ritardo. L'azienda dovrebbe utilizzare i dettagli di contatto che monitorano attivamente e il cliente dovrebbe sapere chi si aspetta di arrivare. Se un appuntamento dipende da una reception dell'edificio, gate, regola di parcheggio o codice di accesso, spiegare in anticipo l'accordo.
Preparare un accesso sicuro e adeguato
Rendere ragionevolmente accessibile l'area di lavoro e indicare i pericoli, le restrizioni o le regole del sito. Il cliente non deve essere invitato a svolgere un lavoro non sicuro o inadatto per lui.
Portare le informazioni che riguardano il lavoro
Tenere disponibili documenti utili, misure, dettagli del prodotto, fotografie o messaggi precedenti quando cambiano la decisione di servizio. Non raccogliere informazioni personali non correlate. Quando un'azienda ha bisogno di un dettaglio prima di confermare un prezzo o un approccio, dovrebbe dire quale decisione supporta quel dettaglio.
Imposta le aspettative per i cambiamenti
Il traffico, il tempo, un lavoro precedente o una condizione appena scoperta possono influenzare il tempo o la portata. Se ciò accade, aggiornali il prima possibile, spiega le opzioni disponibili e accetta il passo successivo.
Accordi pratici registrati
Dopo aver confermato l'appuntamento, tenere una chiara registrazione della data, del campo di applicazione, del percorso di contatto e di qualsiasi preparazione concordata. Se si applicano termini di prezzo, sicurezza, cancellazione o di legge, descriverli con precisione e utilizzare i documenti formali appropriati.
Rivedere la visita in seguito
Dopo il lavoro o l'incontro, verificare se la fase successiva concordata è stata completata e se sono necessarie informazioni di follow-up.