Comment se préparer à un rendez-vous de service
Un rendez-vous bien préparé facilite l'utilisation de leur temps par un client et une entreprise, ce qui ne nécessite pas de processus compliqué, mais consiste à accepter ce qui se passera, à rendre l'accès pratique et à partager des mises à jour précoces lorsque quelque chose changera.
Confirmer le but et la portée
Avant la visite, réécrivez le service demandé et le résultat attendu par le client. Notez tout travail qui ne relève pas de la portée convenue, en particulier lorsqu'une visite est uniquement pour une évaluation, une collecte, une livraison ou une première consultation.
Vérifiez l'heure, le lieu et le chemin de contact
Confirmez la date, la fenêtre d'arrivée, l'adresse et le meilleur moyen de rejoindre le client en cas de retard. L'entreprise doit utiliser les coordonnées qu'elle surveille activement et le client doit savoir qui est attendu pour arriver. Si un rendez-vous dépend d'une réception du bâtiment, d'une porte, d'une règle de stationnement ou d'un code d'accès, expliquez l'arrangement à l'avance.
Préparez un accès sûr et approprié
Faire en sorte que la zone de travail soit accessible de manière raisonnable et indiquer les dangers, les restrictions ou les règles du site pertinents. Un client ne doit pas être invité à effectuer un travail qui n'est pas sûr ou qui ne lui convient pas. Le prestataire de services doit expliquer tout accès, équipement ou préparation qui est réellement nécessaire avant de participer.
Apportez les informations qui ont une incidence sur le travail
Gardez à disposition des documents utiles, des mesures, des détails du produit, des photos ou des messages antérieurs lorsqu'ils modifient la décision de service. Ne recueillez pas d'informations personnelles non liées. Lorsque l'entreprise a besoin d'un détail avant de confirmer un prix ou une approche, elle devrait indiquer quelle décision ce détail soutient.
Fixez des attentes pour les changements
Le trafic, la météo, un emploi antérieur ou une condition récemment découverte peuvent affecter le calendrier ou la portée.
Accords pratiques enregistrés
Après avoir confirmé le rendez-vous, gardez une fiche claire de la date, de la portée, du chemin de contact et de toute préparation convenue. Lorsque des conditions de prix, de sécurité, d'annulation ou légales s'appliquent, décrissez-les avec précision et utilisez les documents formels appropriés.
Retourner à la visite par la suite
Après le travail ou la réunion, vérifiez si la prochaine étape convenue a été accomplie et si des informations de suivi sont nécessaires.