چگونه به یک سوال تجاری به وضوح پاسخ دهیم
پاسخ مفید به هر دو طرف کمک می کند تا تصمیم بگیرند که آیا خدمات مناسب است. باید توضیح دهد که کسب و کار چه کاری می تواند انجام دهد، چه اطلاعات هنوز مورد نیاز است و مشتری چه انتظاراتی را می تواند بعد از آن داشته باشد. پاسخ سریع تنها زمانی مفید است که دقیق باشد.
درخواست را به زبان ساده تایید کنید
ابتدا با نشان دادن اینکه شما درک خدمات، محل یا نتیجه مورد نظر مشتری را درک می کنید. اگر درخواست می تواند چندین چیز را معنی داشته باشد، تفسیر را به جای فرض کردن توصیف کنید. این از تبادل طولانی ساخته شده بر روی دامنه اشتباه جلوگیری می کند.
فقط از جزئیات سوال کن که جوابش رو عوض کنه
درخواست اطلاعات لازم برای بررسی در دسترس بودن، مناسب بودن، قیمت یا زمان بندی. به عنوان مثال، نوع کار، تاریخ مورد نظر، اندازه گیری های مربوطه یا محدودیت های دسترسی ممکن است مهم باشد. قبل از اینکه لازم باشد از اطلاعات حساس درخواست نکنید و توضیح دهید که چرا جزئیات مفید هستند وقتی دلیل واضح نیست.
تخمین های جداگانه از اصطلاحات تایید شده
یک دامنه اولیه، پنجره دسترسی یا رویکرد احتمالی می تواند مفید باشد، اما به وضوح آن را به عنوان موقت برچسب بزنید. شرایطی را که می تواند تغییر دهد، مانند بازدید از سایت، انتخاب مواد، فاصله سفر یا دامنه نهایی، تایید کنید. یک تخمین را به عنوان یک پیشنهاد تضمین شده ارائه ندهید.
قدم و زمان بعدی را به طور واقع بینانه
به مشتری بگویید که آیا می خواهید تماس بگیرید، پیشنهاد نامه ای ارسال کنید، برنامه ای را بررسی کنید یا ابتدا اطلاعات بیشتری نیاز دارید. زمانی را که کسب و کار می تواند نگه دارد، مشخص کنید. اگر پاسخ طولانی تر باشد، یک بروزرسانی صادقانه مفیدتر از اینکه درخواست را بدون زمینه رها کنید.
مسیر تماس را ثابت نگه دارید
از اطلاعات تماس استفاده کنید که کسب و کار از آن نظارت می کند و نام شرکت، منطقه خدمات و ساعات باز کردن را به روز نگه دارید. یک پروفایل باید برای مشتری آسان تر کند که برای یک درخواست جدید از کدام مسیر استفاده کند و بعد از ارسال آن چه اتفاقی می افتد.
حقایق توافق شده را با دقت ثبت کنید
قبل از شروع کار، دامنه توافق شده، تاریخ مربوطه، پایه قیمت و هر محدودیتی را به شکل ای که هر دو طرف می توانند بررسی کنند، دوباره بیان کنید. این به ویژه هنگامی که چندین پیام، افراد یا ملاقات ها درگیر هستند، مهم است. یک رکورد واضح بدون جایگزینی هیچ قرارداد یا الزامی قانونی که اعمال می شود، سوء تفاهم را کاهش می دهد.
احترام به حریم خصوصی و مرزهای
اطلاعات درخواست را فقط برای اهداف که مشتری می تواند به طور معقول انتظار داشته باشد، حفاظت از دسترسی به آنها و جلوگیری از پیام های بازاریابی تکراری بدون یک اساس مناسب استفاده کنید. هنگامی که یک درخواست خارج از سرویس است، به صورت مهذب بگویید و از وعده دادن یک ارجاع یا نتیجه اجتناب کنید که کسب و کار نمی تواند از آن حمایت کند.