چگونه برای ملاقات خدمت آماده شویم
یک ملاقات خوب آماده شده برای مشتری و یک کسب و کار استفاده از زمان خود را آسان تر می کند. این به یک فرآیند پیچیده نیاز ندارد. این بدان معنی است که توافق بر آنچه اتفاق می افتد، دسترسی را عملی می کند و در هنگام تغییر اطلاعات را به اشتراک می گذارد.
هدف و دامنه را تایید کنید
قبل از بازدید، خدمات مورد نیاز و نتیجه ای که مشتری انتظار دارد را تکرار کنید. هر کاری را که خارج از محدوده توافق شده باشد، به ویژه زمانی که بازدید فقط برای ارزیابی، جمع آوری، تحویل یا اولین مشاوره باشد، توجه کنید. یک تأیید کوتاه از فرضیه ها در روز جلوگیری می کند تا یک مشکل شود.
زمان، مکان و مسیر تماس را چک کنید
تاریخ، پنجره ورود، آدرس و بهترین راه برای رسیدن به مشتری در صورت تاخیر را تایید کنید. کسب و کار باید از جزئیات تماس که به طور فعال نظارت می کند استفاده کند و مشتری باید بداند که انتظار می رود چه کسی بیاید. اگر ملاقات بستگی به پذیرش ساختمان، دروازه، قانون پارکینگ یا کد دسترسی دارد، ترتیب را پیش از این توضیح دهید.
آماده کردن دسترسی امن و مناسب
این کار به صورت منطقی قابل دسترسی باشد و خطرات، محدودیت ها یا قوانین مربوط به محل را نشان دهد. مشتری نباید از او خواسته شود که کاری را انجام دهد که برای او غیر امن یا نامناسب باشد. ارائه دهنده خدمات باید هر دسترسی، تجهیزات یا آماده سازی که واقعا مورد نیاز است را قبل از حضور توضیح دهد.
اطلاعات مربوط به کار را بیاورید
در صورتی که تصمیم خدمات را تغییر دهند، اسناد مفید، اندازه گیری ها، جزئیات محصول، عکس ها یا پیام های قبلی را در دسترس نگه دارید. اطلاعات شخصی مرتبط را جمع آوری نکنید. هنگامی که یک کسب و کار قبل از تأیید قیمت یا رویکرد نیاز به جزئیات دارد، باید بگوید که این جزئیات از چه تصمیم حمایت می کنند.
انتظارات برای تغییرات را تعیین کنید
ترافیک، آب و هوا، شغل قبلی یا شرایط تازه کشف شده می تواند زمان و مکان را تحت تاثیر قرار دهد. اگر این اتفاق بیفتد، به محض اینکه امکان پذیر باشد، به روزسازی کنید، گزینه های موجود را توضیح دهید و گام بعدی را توافق کنید.
توافق های عملی ثبت شده
پس از تأیید ملاقات، تاریخ مربوطه، دامنه، مسیر تماس و هر گونه آماده سازی توافق شده را به صورت واضح ثبت کنید. در صورتی که قیمت، ایمنی، لغو یا شرایط قانونی اعمال شود، آنها را به درستی توصیف کنید و از اسناد رسمی مناسب استفاده کنید. یک یادداشت کمک کننده برای ملاقات جایگزین این الزامات نمی شود.
بعد از این دیدار را بررسی کنید
پس از کار یا جلسه، بررسی کنید که آیا مرحله بعدی توافق شده تکمیل شده است و آیا اطلاعات پیگیری مورد نیاز است. سوالات مکرر یا انتظارات از دست رفته می تواند نشان دهد که در کجا باید مشخصات، توصیف خدمات یا تأیید ملاقات واضح تر باشد.