Com preparar-se per una cita de servei
Un dia ben preparat fa que sigui més fàcil per als clients i a les empreses utilitzar bé el seu temps. No requereix un procés complicat. Significa acordar el que passarà, fer que l'accés sigui pràctic i compartir una actualització abans de temps quan alguna cosa canviï.
Confirmar l'objectiu i el seu àmbit
Abans de la visita, reafirma el servei sol·licitat i el resultat esperat pel client. Observa qualsevol treball que no estigui dins del camp acordat, especialment quan una visita és només per a la valoració, recollida, entrega o una primera consulta. Una corta confirmació evita que les suposicions es convertin en un problema al dia.
Verifica l'hora, el lloc i la ruta de contacte
Confirma la data, finestra d'arribada, adreça i la millor manera de arribar al client si hi ha un retard. L'empresa ha de utilitzar els dades de contacte que monitoriza activament, i el client ha de saber qui s'espera que arribi. Si una cita depèn d'una recepció de l'edifici, porta, regla de aparcament o codi d'accés, expliqueu l'acord amb antelació.
Prepara un accés segur i adequat
Fer que l'àrea de treball sigui accessible i indicar els riscos, restriccions o normes pertinents del lloc. El client no ha de ser convidat a assumir un treball que sigui insegur o inadequat per a ell. El prestador de serveis ha de explicar qualsevol accés, equipament o preparació que realment sigui necessari abans d'assistir.
Trobar la informació que afecta a la feina
Mantingueu documents útils, mesures, detalls de producte, fotografies o missatges anteriors disponibles quan modifiquin la decisió de servei. No recopil·li informació personal no relacionada. Quan una empresa necessita un detall abans de confirmar un preu o un enfocament, ha de dir quina decisió aquest detall dóna suport.
Fixar expectatives per als canvis
El trànsit, el temps, un treball anterior o una situació recentment descoberta poden afectar el temps o el portada. Si això succeeix, dóna una actualització tan aviat com sigui pràctica, explica les opcions disponibles i convingeix-te en el següent pas.
Registrament dels acords pràctics
Després de confirmar la cita, mantingueu un registre clar de la data, el seu abast, la ruta de contacte i qualsevol preparació acordada. Quan s'apliquin termes de preu, seguretat, cancel·lació o legal, descriu-los amb precisió i utilitzeu els documents formals adequats.
Revisar la visita després
Després del treball o de la reunió, comproveu si s'ha completat el següent pas acordat i si es necessita informació de seguiment.