Kako se pripraviti na službeno sestanek
Dobro pripravljeni dogovor omogoča strankam in podjetju, da dobro izkoristijo svoj čas. Ne zahteva zapletenega procesa. To pomeni dogovor o tem, kaj se bo zgodilo, da dostop postane praktičen in se z njimi v zgodnji fazi obvešča, ko se kaj spremeni.
Potrdite namen in obseg
Pred obiskom ponovno navedite zahtevano storitev in pričakovani rezultat stranke. Upoštevajte vse delo, ki ni v dogovorjenem obsegu, zlasti če je obisk namenjen samo ocenjevanju, zbiranju, dostavi ali prvemu posvetovanju.
Preverite čas, kraj in pot stikov
Če je dogovorjen, je treba vnaprej pojasniti dogovor, če je dogovorjen na sprejemni strani, vratih, parkirišču ali dostopnem kodu.
Pripravite varen in primeren dostop
Poskrbite za dostop do delovnega prostora in navedite ustrezne nevarnosti, omejitve ali pravila na kraju samem. Od stranke ne bi smeli zahtevati, da opravlja delo, ki je za njih nevarno ali neprimerne.
Prinesite informacije, ki vplivajo na delo
Pri spremembi odločitve o storitvi uporabne dokumente, meritve, podrobnosti o izdelku, fotografije ali prejšnje sporočila naj ostanejo na voljo.
Postavite pričakovanja glede sprememb
Če se to zgodi, naj se čim prej posodabljajo informacije, pojasnijo možnosti in se dogovorijo o naslednjem koraku.
Zapisi praktičnih sporazumov
Po potrditvi imenovanja o tem jasno zapisejte datum, obseg, kontaktno pot in vse dogovorjene priprave. Če veljajo cene, varnost, odpoved ali zakonske določbe, jih natančno opišite in uporabite ustrezne formalne dokumente.
Pozneje pregledujte obisk
Po delu ali sestanku preverite, ali je bil dogovorjen naslednji korak zaključen in ali je potrebna nadaljnja informacija.