Bagaimana mempersiapkan janji untuk melayani
Pertemuan yang terencana dengan baik memudahkan pelanggan dan bisnis untuk menggunakan waktu mereka dengan baik. Ini tidak memerlukan proses yang rumit. Ini berarti menyetujui apa yang akan terjadi, membuat akses praktis dan berbagi pembaruan lebih awal ketika sesuatu berubah.
Konfirmasi tujuan dan lingkupnya
Sebelum kunjungan, ulanglah layanan yang diminta dan hasil yang diharapkan pelanggan. Catat setiap pekerjaan yang berada di luar ruang lingkup yang disepakati, terutama ketika kunjungan hanya untuk penilaian, pengambilan, pengiriman atau konsultasi pertama. Konfirmasi singkat mencegah asumsi menjadi masalah pada hari itu.
Periksa waktu, tempat dan rute kontak
Konfirmasi tanggal, jendela kedatangan, alamat dan cara terbaik untuk menjangkau pelanggan jika ada keterlambatan. Bisnis harus menggunakan rincian kontak yang secara aktif diawasi, dan pelanggan harus tahu siapa yang diharapkan tiba. Jika janji tergantung pada resepsi bangunan, gerbang, aturan parkir atau kode akses, jelaskan pengaturan terlebih dahulu.
Persiapkan akses yang aman dan tepat
Buat area kerja yang cukup mudah diakses dan tunjukkan bahaya, pembatasan atau aturan lokasi yang relevan. Pelanggan tidak boleh diminta untuk melakukan pekerjaan yang tidak aman atau tidak cocok untuk mereka. Penyedia layanan harus menjelaskan akses, peralatan atau persiapan yang benar-benar diperlukan sebelum menghadiri.
Bawa informasi yang mempengaruhi pekerjaan
Simpan dokumen, pengukuran, rincian produk, foto, atau pesan sebelumnya yang berguna saat mereka mengubah keputusan layanan. Jangan mengumpulkan informasi pribadi yang tidak terkait. Ketika bisnis membutuhkan rincian sebelum mengkonfirmasi harga atau pendekatan, ia harus mengatakan keputusan apa yang didukung detail itu.
Tentukan harapan untuk perubahan
Lalu lintas, cuaca, pekerjaan sebelumnya atau kondisi baru ditemukan dapat mempengaruhi waktu atau ruang lingkup. Jika hal itu terjadi, berilah pembaruan secepat mungkin, jelaskan opsi yang tersedia dan sepakatlah langkah selanjutnya. Jangan berjanji waktu atau hasil yang tidak dapat didukung.
Rekam perjanjian praktis
Setelah mengkonfirmasi janji, simpanlah catatan yang jelas tentang tanggal, ruang lingkup, rute kontak dan persiapan yang disepakati. Jika harga, keselamatan, pembatalan atau syarat hukum berlaku, jelaskan mereka dan gunakan dokumen formal yang sesuai.
Periksa kunjungan setelahnya
Setelah kerja atau pertemuan, periksa apakah langkah selanjutnya yang disepakati telah selesai dan apakah ada informasi lanjutan yang diperlukan.