איך להתכונן לקראת פגישה לשירות
פגישה מתוכננת היטב מקל על לקוח ועסק להשתמש בזמנו בצורה טובה. זה לא דורש תהליך מסובך. זה אומר להסכים על מה יקרה, להפוך את הגישה למעשית ולשתף עדכון מוקדם כאשר משהו משתנה.
אישר את המטרה ואת היקף
לפני הביקור, ציין מחדש את השירות המבוקש והתוצאה המציאת על הלקוח. ציין כל עבודה שאינה קבועה, במיוחד כאשר הביקור הוא רק לעריכה, קבלת, משלוח או ייעוץ ראשוני. אישור קצר מונע ממחשבות להפוך לבעיה ביום.
בדוק את הזמן, המקום והדרך של המגע
אישר את התאריך, חלון ההגעה, הכתובת והדרך הטובה ביותר להגיע לקוח אם יש עיכוב. העסק צריך להשתמש בפרטי קשר שהוא מעקב באופן פעיל, והלקוח צריך לדעת מי צפוי להגיע. אם פגישה תלויה בקבלה בבניין, שער, חוק חניה או קוד גישה, הסביר את ההסדר מראש.
תכין גישה בטוחה ומוכשרת
להפוך את שטח העבודה למגיש באופן סביר ולהצביע על סכנות, מגבלות או חוקים ברמת המיקום. הלקוח לא צריך לבקש לקחת על עצמו עבודה שאינה בטוחה או לא מתאימה לו. ספק השירות צריך להסביר כל גישה, ציוד או הכנה הדרושים באמת לפני המשתתף.
תביא את המידע המשפיע על העבודה
שמרו על מסמכים שימושיים, מדידות, פרטים על מוצרים, תמונות או הודעות קודמות זמינים כאשר הם משנהו את החלטת השירות. אל תאספו מידע אישי שאינו קשור. כאשר עסק זקוק לפרטים לפני מאשרת מחיר או גישה, הוא צריך לומר איזה החלטה פרטים תומכים.
הגדירו ציפיות לשינויים
תנועה, מזג אוויר, עבודה קודמת או מצב חדש יכול להשפיע על זמנים או גבולות. אם זה קורה, תן עדכון ברגע שיותר מעשי, הסבר את האפשרויות הזמינות והסכים על הצעד הבא. אל תבטיח זמן או תוצאה שאינך יכול לתמוך בה.
רשום הסכמים מעשיים
לאחר אישור המינוי, תיארו בקלות את התאריך, היקף, מסלול הקשר והכל הכנה הסופית. כאשר יש תנאים במחיר, בטיחות, ביטול או חוקיים, תיארו אותם בצורה מדויקת ותשתמשו במסמכים רשמיים המתאימים. פתק מינוי מועיל לא מחליף את הדרישות הללו.
תבדוק את הביקור לאחר מכן
לאחר העבודה או הפגישה, בדוק אם הצעד הבא שהוכרזו עלו הושלם ואם יש צורך במידע נוסף. שאלות חוזרות ונשנות או ציפיות חסרות יכולות להראות היכן צריך להיות ברור יותר הפרופיל, תיאור שירות או אישור פגישה.