كيفية الاستعداد لموعد الخدمة
يسهل التعيين الذي تمت إعداده جيداً على العميل والشركة استخدام وقتهم بشكل جيد. لا يتطلب ذلك عملية معقدة. يعني الاتفاق على ما سيحدث، وجعل الوصول عمليًا وتبادل تحديث مبكرًا عندما يتغير شيء.
تأكيد الغرض والطاق
قبل الزيارة، إعادة إعلان الخدمة المطلوبة والنتائج التي يتوقعها العميل. لاحظ أي عمل خارج نطاق الاتفاق، خاصة عندما تكون الزيارة فقط لتقييم أو جمع أو تسليم أو استشارة أولية. يؤدي تأكيد قصير إلى منع الافتراضات من أن تصبح مشكلة في اليوم.
تحقق من الوقت والمكان و طريق الاتصال
تأكد من التاريخ، نافذة الوصول، العنوان، وأفضل طريقة للوصول إلى العميل إذا كان هناك تأخير. يجب على الشركة استخدام تفاصيل الاتصال التي تتبعها بنشاط، ويجب على العميل أن يعرف من يتوقع وصوله. إذا كان الموعد يعتمد على استقبال المبنى، البوابة، قاعدة السيارات أو رمز الوصول، شرح الترتيب مسبقا.
إعداد الوصول الآمن والمناسب
جعل منطقة العمل متاحة بشكل معقول وإشارة إلى المخاطر أو القيود أو قواعد الموقع ذات الصلة. لا ينبغي أن يطلب من العميل أن يتولى عملًا غير آمن أو غير مناسب له. يجب على مقدم الخدمة شرح أي وصول أو معدات أو إعدادات مطلوبة حقًا قبل الحضور.
أحضر المعلومات التي تؤثر على العمل
الحفاظ على الوثائق المفيدة، والقياسات، وتفاصيل المنتج، والصور أو الرسائل السابقة المتاحة عند تغيير قرار الخدمة. لا تجمع المعلومات الشخصية غير ذات الصلة. عندما يحتاج الشركة إلى تفاصيل قبل تأكيد السعر أو النهج، يجب أن تقول ما هو قرار هذا التفاصيل يدعم.
تحديد التوقعات للتغييرات
يمكن أن يؤثر حركة المرور أو الطقس أو وظيفة سابقة أو حالة اكتشاف حديثا على التوقيت أو النطاق. إذا حدث ذلك، فقدم تحديثاً في أقرب وقت ممكن، وشرح الخيارات المتاحة واتفق على الخطوة التالية. لا تعد بتوقيت أو نتيجة لا يمكن دعمها.
تسجيل الاتفاقيات العملية
بعد تأكيد الموعد، حافظ على سجل واضح عن التاريخ المناسب، ومدى التواصل، ومسار الاتصال، وأي إعدادات متفق عليها. عندما تطبق أسعار أو سلامة أو إلغاء أو شروط قانونية، وصفها بدقة واستخدام الوثائق الرسمية المناسبة. لا تحل هذه المتطلبات محل مذكرة الموعد المفيدة.
استعرض الزيارة بعد ذلك
بعد العمل أو الاجتماع، تحقق من إكمال الخطوة التالية المتفق عليها وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي معلومات متابعة. يمكن أن تظهر الأسئلة المتكررة أو التوقعات المفقودة أين يجب أن يكون الملف الشخصي أو وصف الخدمة أو تأكيد الموعد أكثر وضوحا.