کاروباری سوال کا واضح جواب کیسے دیا جائے
ایک مفید جواب دونوں فریقوں کو فیصلہ کرنے میں مدد کرتا ہے کہ آیا خدمت مناسب ہے۔ اس میں بتایا جانا چاہئے کہ کاروبار کیا کرسکتا ہے ، اب بھی کس معلومات کی ضرورت ہے اور کسٹمر کیا توقع کرسکتا ہے۔ ایک فوری جواب صرف اس وقت مفید ہے جب یہ درست رہتا ہے۔
درخواست کی تصدیق سادہ زبان میں کریں
اس بات کا آغاز یہ دکھا کر کریں کہ آپ کسٹمر کی خدمت، مقام یا نتائج کو سمجھتے ہیں۔ اگر درخواست کئی چیزوں کا مطلب ہو سکتی ہے تو، فرض کرنے کے بجائے تشریح کا بیان کریں. اس سے غلط دائرہ کار پر تعمیر طویل تبادلہ سے بچتا ہے.
صرف تفصیلات مانگیں جو جواب بدل دیں
دستياب، مناسب، قیمت یا وقت کی جانچ پڑتال کے لیے ضروری حقائق طلب کریں۔ مثال کے طور پر، کام کی قسم، ترجیحی تاریخ، متعلقہ پیمائش یا رسائی کی پابندیوں کی اہمیت ہوسکتی ہے۔ ضروری ہونے سے پہلے حساس معلومات مت پوچھیں، اور وضاحت کریں کہ جب وجہ واضح نہیں ہوتی تو ایک تفصیل کیوں مفید ہے۔
تصدیق شدہ اصطلاحات سے الگ تخمینہ
ابتدائی رینج ، دستیابی کی ونڈو یا ممکنہ نقطہ نظر مفید ہوسکتا ہے ، لیکن اسے واضح طور پر عارضی کے طور پر لیبل کریں۔ اس کی تبدیلی کرنے والے حالات کی تصدیق کریں ، جیسے سائٹ کا دورہ ، مواد کا انتخاب ، سفر کی فاصلہ یا حتمی دائرہ کار۔ ایک تخمینہ کو ضمانت شدہ پیش کش کے طور پر پیش نہ کریں۔
ایک حقیقت پسندانہ اگلے قدم اور وقت دیں
اگر آپ کسی صارف کو فون کریں گے، تحریری تجویز بھیجیں گے، شیڈول چیک کریں گے یا پہلے مزید معلومات کی ضرورت ہوگی تو اسے بتائیں۔ ایک وقت دیں جو کاروبار برقرار رکھ سکتا ہے۔ اگر جواب میں زیادہ وقت لگے گا تو، ایماندار اپ ڈیٹ اس سے زیادہ مفید ہے کہ درخواست کو بغیر تناظر چھوڑ دیا جائے۔
رابطہ کا راستہ مستقل رکھیں
کاروباری اداروں کی نگرانی کرنے والی رابطے کی تفصیلات کا استعمال کریں اور کمپنی کا نام، سروس کا علاقہ اور کھلنے کے اوقات کو اپ ڈیٹ رکھیں. ایک پروفائل کو کسٹمر کو یہ سمجھنا آسان بنانا چاہئے کہ وہ نئی انکوائری کے لئے کون سا راستہ استعمال کرے اور اس کے بھیجنے کے بعد کیا ہوتا ہے۔
اتفاق رائے کی حقائق کو احتیاط سے ریکارڈ کریں
کام شروع ہونے سے پہلے ، معاہدہ شدہ دائرہ کار ، متعلقہ تاریخ ، قیمت کی بنیاد اور کسی بھی حد کو کسی شکل میں دوبارہ بیان کریں جس کی دونوں فریقوں کو جانچ پڑتال کی جاسکتی ہے۔ یہ خاص طور پر اہم ہے جب متعدد پیغامات ، افراد یا تقرریاں شامل ہوں۔ واضح ریکارڈ کسی بھی معاہدے یا قانونی تقاضے کی جگہ لے کر غلط فہمیوں کو کم کرتا ہے۔
رازداری اور حدود کا احترام کریں
پوچھ گچھ کی تفصیلات صرف اس مقصد کے لئے استعمال کریں جس کی وجہ سے گاہک معقول طور پر توقع کرسکتا ہے ، ان تک رسائی کی حفاظت کریں اور مناسب بنیاد کے بغیر دوبارہ مارکیٹنگ کے پیغامات سے بچیں۔ جب کوئی درخواست سروس سے باہر ہو تو ، ادب سے کہہ دیں اور حوالہ دینے یا نتائج کا وعدہ کرنے سے بچیں جو کاروبار کی حمایت نہیں کرسکتی ہے۔