为涉及医药产品或相关流程的工作选择合作方，应当先用书面说明实际需求和预期结果。这份说明不应预先断言某个产品、供应商或法律状态具有何种属性，而应写明预定用途、需要支持的阶段、目前已经掌握的信息，以及仍由委托组织作出的决定。同样重要的是划清委托工作的边界。这样，每个潜在供应商都能回应同一项需求，而不是用自己的假设填补重要空白。

如何准备美国医药供应商评估

界定范围和预定用途

将商业或运营需要，与关于产品、流程或法律义务的表述分开。记录涉及的材料或服务、交付时预期取得的结果、内部责任人、时间限制和已经存在的接口。说明眼前的需要是探索、比较、实施步骤还是持续支持。准确的范围有助于区分必要证据与仅供参考的信息，也可以避免要求供应商作出尚未达成共识的承诺。

索取可比较的信息

向每位候选方提出同一组问题：建议承担的责任、前提条件、团队需要提供的输入、计划交付的结果、假设、时间依赖关系以及提问渠道。不要把简短陈述视为证据，而要询问证据保存在哪里、由谁可以说明。技术决定、商业决定和批准决定应当清楚分开。这样，审查工作可以比较答复的内容，而不会把未经核实的特点当作既定事实。

规划文件和可追溯性

在开始前，就需要创建、复核、保留或移交的记录以及版本识别方法达成一致。明确每项记录由谁负责、如何标注更正、复核需要什么访问权限。如果项目涉及样品、批次、规格或受控信息，应确定日后理解工作的参考点。适用的专业和法律要求应当由负责的专业人员确认。

确定变更和验收方式

把工作分为可复核的阶段，每个阶段都有责任人、交付物和验收条件。说明需求变更如何提出、评估和批准，且应在影响费用、时间或范围之前完成。还应约定现有记录无法回答问题时的处理方法。验收应以已商定的证据和有记录的交接为依据，而不是以展示后的非正式印象为依据。

从范围有限的第一步开始

针对任务说明、记录或工作流程进行有重点的审查，可以在作出更大承诺前测试沟通并澄清下一项决定。完成这一步后，评估范围是否被理解、所要求的信息是否可用、责任是否清楚。初步比较时，可以查看 Business Communicator 中的美国医药类别，然后依据自身要求和适当的专业意见核实每位候选方。