Một cuộc rà soát phần mềm và phần cứng hữu ích bắt đầu bằng mục đích được viết ra và phạm vi rõ ràng. Hãy nêu các địa điểm, nhóm, hệ thống, thiết bị hoặc hồ sơ thuộc công việc, quyết định mà việc rà soát cần hỗ trợ và phần việc nằm ngoài nhiệm vụ. Nhờ vậy, danh sách tài sản không bị xem như một kết luận.

Chuẩn bị rà soát phần mềm và phần cứng tại Hoa Kỳ

Xác định phạm vi rà soát

Mô tả cách sử dụng dự kiến, ngày hoặc giai đoạn được bao quát và những người cần kết quả. Tách việc kiểm kê hiện tại khỏi yêu cầu so sánh lựa chọn, lập kế hoạch thay đổi hoặc xem xét một câu hỏi cụ thể. Phạm vi rõ ràng giúp mọi người đóng góp cùng một loại chứng cứ.

Lập danh mục có thể sử dụng

Thống nhất các trường thu thập cho từng hạng mục, chẳng hạn mã định danh nội bộ, người phụ trách, vị trí, tham chiếu phiên bản hoặc cấu hình, nguồn thông tin và ngày kiểm tra. Đánh dấu thông tin thiếu hoặc chưa xác minh thay vì suy ra từ một nhãn ngắn.

Ghi nhận nguồn và trách nhiệm

Ghi lại nguồn của mỗi thông tin, người có thể làm rõ và cách lưu các sửa đổi. Tách biệt rõ ràng quan sát, giả định và quyết định. Việc này tạo ra hồ sơ có thể truy vết, vẫn hữu ích khi cuộc rà soát được bàn giao cho người khác.

Xử lý quan sát và thay đổi

Trước khi bắt đầu, hãy quyết định cách gửi và đánh giá câu hỏi, sửa đổi và yêu cầu thay đổi phạm vi. Mỗi quan sát cần có thông tin hỗ trợ, người phụ trách bước kế tiếp và thời điểm theo dõi. Ghi chép phải thể hiện điều đã quan sát mà không biến ghi chú công việc thành khẳng định không có căn cứ.

Một đợt thử nhỏ với một nhóm hoặc địa điểm có thể kiểm tra các trường kiểm kê và đường liên lạc trước khi mở rộng. Trong các lần rà soát định kỳ, xác nhận ưu tiên, câu hỏi còn mở và hành động có trách nhiệm tiếp theo. Điều này giúp công việc dễ hiểu, dễ bàn giao và dễ lặp lại.

Chọn bước đầu có giới hạn

Đối với tổ chức thuộc danh mục này, hãy dùng danh bạ rà soát phần mềm và phần cứng tại Hoa Kỳ.