مفید سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر آڈٹ ایک تحریری مقصد اور واضح حد سے شروع ہوتا ہے۔ بتائیں کہ کون سی جگہیں، ٹیمیں، نظام، آلات یا ریکارڈ کام کے دائرے میں ہیں، جائزہ کس فیصلے میں مدد دے گا اور کون سی چیز کام سے باہر ہے۔ اس طرح اثاثوں کی فہرست کو نتیجہ نہیں سمجھا جاتا۔

امریکہ میں سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر آڈٹ کی تیاری

جائزے کی حد متعین کریں

مطلوبہ استعمال، جائزے کی شامل تاریخ یا مدت اور نتیجہ درکار افراد کو بیان کریں۔ موجودہ فہرست سازی کو اختیارات کا موازنہ کرنے، تبدیلی کی منصوبہ بندی یا مخصوص سوال کی تحقیق کی درخواست سے الگ رکھیں۔ واضح حد ہر شریک کو ایک ہی قسم کا ثبوت فراہم کرنے میں مدد دیتی ہے۔

قابل استعمال فہرست بنائیں

ہر شے کے لیے جمع کیے جانے والے خانوں پر اتفاق کریں، مثلاً اندرونی شناخت، ذمہ دار شخص، مقام، ورژن یا ترتیب کا حوالہ، ریکارڈ کا ذریعہ اور جانچ کی تاریخ۔ مختصر نام سے اندازہ لگانے کے بجائے گم شدہ یا غیر تصدیق شدہ معلومات کو نشان زد کریں۔

ذرائع اور ذمہ داری درج کریں

دستاویز بنائیں کہ ہر معلومات کہاں سے آئی، اسے کون واضح کر سکتا ہے اور اصلاحات کیسے درج ہوں گی۔ مشاہدات، مفروضوں اور فیصلوں کو نمایاں طور پر الگ رکھیں۔ اس سے قابل سراغ ریکارڈ بنتا ہے جو جائزہ کسی اور شخص کو سونپنے پر بھی مفید رہتا ہے۔

مشاہدات اور تبدیلیوں کا انتظام کریں

کام شروع ہونے سے پہلے طے کریں کہ سوالات، اصلاحات اور دائرہ بدلنے کی درخواستیں کیسے بھیجی اور دیکھی جائیں گی۔ ہر مشاہدے کے لیے معاون معلومات، اگلے قدم کا ذمہ دار اور پیروی کا وقت ہونا چاہیے۔ ریکارڈ کو دیکھی گئی بات دکھانی چاہیے، مگر کام کے نوٹ کو بے بنیاد دعویٰ نہیں بنانا چاہیے۔

ایک ٹیم یا مقام کے ساتھ چھوٹا آزمائشی کام جائزہ بڑھانے سے پہلے فہرست کے خانے اور رابطے کا راستہ جانچ سکتا ہے۔ باقاعدہ جانچ میں ترجیحات، کھلے سوالات اور اگلی ذمہ دار کارروائی کی تصدیق کریں۔ اس سے کام کو سمجھنا، منتقل کرنا اور دہرانا آسان ہوتا ہے۔

محدود پہلا قدم منتخب کریں

اس زمرے کی تنظیموں کے لیے امریکہ کی سافٹ ویئر اور ہارڈ ویئر آڈٹ ڈائرکٹری استعمال کریں۔