La scelta di un partner per un lavoro collegato a prodotti o processi farmaceutici inizia con una descrizione scritta della necessità e del risultato atteso. Tale descrizione non dovrebbe presupporre caratteristiche di un prodotto, di un fornitore o di uno status giuridico. Dovrebbe invece indicare l'uso previsto, la fase in cui serve supporto, le informazioni già disponibili e le decisioni che restano all'organizzazione richiedente. È altrettanto importante delimitare l'incarico. In questo modo ogni potenziale fornitore risponde alla stessa esigenza invece di colmare lacune importanti con proprie supposizioni.

Come preparare la valutazione di un fornitore farmaceutico negli Stati Uniti

Definire l'ambito e l'uso previsto

Separate il bisogno commerciale o operativo dalle affermazioni su un prodotto, un processo o un obbligo giuridico. Registrate il materiale o servizio coinvolto, il risultato atteso alla consegna, i responsabili interni, i vincoli di tempo e le interfacce già esistenti. Indicate se la necessità immediata è esplorativa, comparativa, di implementazione o di supporto continuativo. Un ambito preciso aiuta a distinguere le prove necessarie dalle informazioni soltanto interessanti ed evita di chiedere a un fornitore impegni che non sono stati concordati.

Richiedere informazioni confrontabili

Rivolgete a ogni candidato le stesse domande: responsabilità proposta, prerequisiti, elementi richiesti al vostro team, risultati pianificati, ipotesi, dipendenze temporali e canale per le domande. Chiedete dove siano conservate le evidenze e chi possa spiegarle, anziché trattare una breve dichiarazione come prova. Mantenete separate le decisioni tecniche, commerciali e di approvazione. La valutazione può così confrontare il contenuto delle risposte senza presentare una caratteristica non verificata come un fatto.

Pianificare documentazione e tracciabilità

Prima dell'avvio, concordate quali registrazioni debbano essere create, verificate, conservate o trasferite e come saranno identificate le versioni. Chiarite chi è responsabile di ogni documento, come vengono annotate le correzioni e quale accesso serve per il riesame. Se il progetto riguarda campioni, lotti, specifiche o informazioni controllate, definite i riferimenti che permetteranno di comprendere il lavoro in seguito. I requisiti professionali e giuridici applicabili devono essere confermati dagli specialisti responsabili.

Stabilire modifiche e condizioni di accettazione

Dividete il lavoro in fasi riesaminabili con una persona responsabile, un risultato e una condizione di accettazione. Definite come una modifica del requisito venga segnalata, valutata e approvata prima che incida su costo, tempi o ambito. Concordate cosa accade quando i documenti disponibili non consentono di rispondere a una domanda. L'accettazione dovrebbe basarsi sulle evidenze concordate e su una consegna documentata, non su un'impressione informale dopo una presentazione.

Iniziare con un primo passo circoscritto

Un riesame mirato del brief, delle registrazioni o del flusso di lavoro può verificare la comunicazione e chiarire la decisione successiva prima di un impegno maggiore. Dopo questo passo, valutate se l'ambito è stato compreso, se le informazioni richieste erano utilizzabili e se le responsabilità erano chiare. Per un primo confronto, consultate la categoria farmaceutica negli Stati Uniti su Business Communicator, quindi verificate ogni candidato rispetto alle vostre esigenze e a un'adeguata consulenza specialistica.