Gagnleg hugbúnaðar- og vélbúnaðarskoðun hefst á skriflegum tilgangi og skýrum mörkum. Tilgreinið hvaða staðir, teymi, kerfi, tæki eða skrár falla innan verksins, hvaða ákvörðun skoðunin á að styðja og hvað er utan verkefnisins. Þannig er listi yfir eignir ekki tekinn sem niðurstaða.

Undirbúningur hugbúnaðar- og vélbúnaðarskoðunar í Bandaríkjunum

Skilgreinið mörk skoðunarinnar

Lýsið fyrirhugaðri notkun, dagsetningu eða tímabili sem skoðunin nær yfir og fólkinu sem þarf niðurstöðuna. Greinið núverandi skráningu frá beiðni um að bera saman valkosti, skipuleggja breytingu eða kanna tiltekið atriði. Skýr mörk hjálpa hverjum þátttakanda að leggja fram sams konar gögn.

Byggið upp nothæfa skrá

Komið ykkur saman um reiti sem safna skal fyrir hvert atriði, til dæmis innra auðkenni, ábyrgðaraðila, staðsetningu, tilvísun í útgáfu eða stillingu, uppruna færslu og dagsetningu athugunar. Merkið upplýsingar sem vantar eða eru óstaðfestar í stað þess að álykta út frá stuttu heiti.

Skráið uppruna og ábyrgð

Skjalfestið hvaðan hver upplýsingar koma, hver getur skýrt þær og hvernig leiðréttingar verða skráðar. Haldið athugunum, forsendum og ákvörðunum sýnilega aðskildum. Þetta skapar rekjanlega skrá sem verður áfram gagnleg þegar skoðunin er afhent öðrum einstaklingi.

Meðhöndlið athuganir og breytingar

Áður en vinna hefst skal ákveða hvernig spurningar, leiðréttingar og beiðnir um breytingu á umfangi verða lagðar fram og skoðaðar. Hver athugun þarf stuðningsupplýsingar, eiganda næsta skrefs og tíma fyrir eftirfylgni. Skráin á að sýna það sem var athugað án þess að breyta vinnunótu í órökstudda fullyrðingu.

Lítil tilraun með einu teymi eða einum stað getur prófað reiti skrárinnar og samskiptaleiðina áður en skoðunin er víkkuð út. Í reglulegum yfirferðum skal staðfesta forgangsröðun, opnar spurningar og næstu ábyrgðaraðgerð. Þetta gerir verkið auðveldara að skilja, afhenda og endurtaka.

Veljið afmarkað fyrsta skref

Fyrir stofnanir í þessum flokki skal nota skrá Bandaríkjanna yfir hugbúnaðar- og vélbúnaðarskoðun.