Odabir partnera za rad povezan s farmaceutskim proizvodima ili procesima počinje pisanim opisom potrebe i očekivanog rezultata. Taj opis ne bi smio unaprijed pretpostavljati svojstva proizvoda, dobavljača ili pravnog statusa. Umjesto toga treba navesti namjeravanu uporabu, fazu u kojoj je potrebna podrška, već dostupne informacije i odluke koje ostaju kod organizacije koja naručuje rad. Jednako je važno odrediti granice zadatka. Tako svaki mogući dobavljač odgovara na istu potrebu, umjesto da važne praznine popunjava vlastitim pretpostavkama.

Kako pripremiti procjenu farmaceutskog dobavljača u SAD-u

Odredite opseg i namjeravanu uporabu

Odvojite poslovnu ili operativnu potrebu od tvrdnji o proizvodu, procesu ili pravnoj obvezi. Zabilježite uključeni materijal ili uslugu, očekivani rezultat pri predaji, unutarnje odgovorne osobe, vremenska ograničenja i postojeća sučelja. Navedite je li neposredna potreba istraživačka, usporedna, korak provedbe ili stalna podrška. Precizan opseg pomaže razlikovati potrebne dokaze od informacija koje su samo zanimljive i izbjegava traženje obveza od dobavljača o kojima nije postignut dogovor.

Zatražite usporedive informacije

Svakom kandidatu postavite ista pitanja: predloženu odgovornost, preduvjete, ulazne podatke potrebne od vašeg tima, planirane rezultate, pretpostavke, vremenske ovisnosti i kanal za pitanja. Zatražite da navedu gdje se dokazi čuvaju i tko ih može objasniti, umjesto da kratku izjavu tretirate kao dokaz. Tehničke, komercijalne i odluke o odobrenju držite jasno odvojenima. Na taj se način u procjeni može uspoređivati sadržaj odgovora bez predstavljanja neprovjerene značajke kao činjenice.

Planirajte dokumentaciju i sljedivost

Prije početka rada dogovorite koje zapise treba izraditi, provjeriti, čuvati ili prenijeti i kako će se verzije označavati. Razjasnite tko je odgovoran za svaki zapis, kako se označavaju ispravci i koji je pristup potreban za pregled. Ako projekt uključuje uzorke, serije, specifikacije ili kontrolirane informacije, odredite referentne točke koje će omogućiti kasnije razumijevanje rada. Primjenjive stručne i pravne zahtjeve trebaju potvrditi odgovorni stručnjaci.

Odredite promjene i uvjete prihvaćanja

Podijelite rad na faze koje se mogu pregledati, pri čemu svaka ima odgovornu osobu, rezultat i uvjet prihvaćanja. Odredite kako se promjena zahtjeva prijavljuje, procjenjuje i odobrava prije nego utječe na trošak, vrijeme ili opseg. Dogovorite što se događa kada dostupni zapisi ne omogućuju odgovor na pitanje. Prihvaćanje se treba temeljiti na dogovorenim dokazima i dokumentiranoj predaji, a ne na neformalnom dojmu nakon prezentacije.

Počnite ograničenim prvim korakom

Usmjerena provjera sažetka, zapisa ili tijeka rada može ispitati komunikaciju i razjasniti sljedeću odluku prije veće obveze. Nakon tog koraka procijenite je li opseg shvaćen, jesu li zatražene informacije bile upotrebljive i jesu li odgovornosti ostale jasne. Za početnu usporedbu pogledajte kategoriju farmaceutika u SAD-u na Business Communicatoru, a zatim svakog kandidata provjerite prema vlastitim zahtjevima i primjerenom stručnom savjetu.