उपयोगी सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर ऑडिट लिखित उद्देश्य और स्पष्ट सीमा से शुरू होता है। बताइए कि कौन से स्थान, दल, सिस्टम, उपकरण या रिकॉर्ड काम के दायरे में हैं, समीक्षा किस निर्णय को सहायता देगी और क्या कार्य के बाहर है। इससे संपत्तियों की सूची को निष्कर्ष मानने से बचा जाता है।

अमेरिका में सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर ऑडिट की तैयारी

समीक्षा की सीमा तय करें

इच्छित उपयोग, समीक्षा में शामिल तारीख या अवधि और परिणाम की जरूरत वाले लोगों का वर्णन करें। वर्तमान इन्वेंटरी को विकल्पों की तुलना, बदलाव की योजना या किसी विशेष प्रश्न की जांच के अनुरोध से अलग रखें। स्पष्ट सीमा प्रत्येक योगदानकर्ता को एक ही प्रकार का साक्ष्य देने में सहायता करती है।

उपयोग योग्य सूची बनाएं

हर वस्तु के लिए एकत्र किए जाने वाले क्षेत्रों पर सहमति बनाएं, जैसे आंतरिक पहचान, जिम्मेदार व्यक्ति, स्थान, संस्करण या कॉन्फ़िगरेशन संदर्भ, रिकॉर्ड का स्रोत और जांच की तारीख। छोटी पहचान से अनुमान लगाने के बजाय गायब या अपुष्ट जानकारी को चिह्नित करें।

स्रोत और जिम्मेदारी दर्ज करें

दस्तावेज़ करें कि प्रत्येक जानकारी कहां से आई, उसे कौन स्पष्ट कर सकता है और सुधार कैसे दर्ज होंगे। अवलोकन, धारणाएं और निर्णय स्पष्ट रूप से अलग रखें। इससे ऐसा पता लगाने योग्य रिकॉर्ड बनता है जो समीक्षा दूसरे व्यक्ति को सौंपे जाने पर भी उपयोगी रहता है।

निष्कर्ष और बदलाव संभालें

काम शुरू होने से पहले तय करें कि प्रश्न, सुधार और दायरा बदलने के अनुरोध कैसे भेजे और देखे जाएंगे। प्रत्येक निष्कर्ष के लिए सहायक जानकारी, अगले कदम का जिम्मेदार व्यक्ति और अनुवर्ती समय होना चाहिए। रिकॉर्ड को देखा गया तथ्य दिखाना चाहिए, पर काम के नोट को असमर्थित दावा नहीं बनाना चाहिए।

एक दल या स्थान के साथ छोटा परीक्षण समीक्षा बढ़ाने से पहले सूची के क्षेत्रों और संचार मार्ग की जांच कर सकता है। नियमित जांच में प्राथमिकताओं, खुले प्रश्नों और अगली जिम्मेदार कार्रवाई की पुष्टि करें। इससे काम को समझना, सौंपना और दोहराना आसान होता है।

सीमित पहला कदम चुनें

इस श्रेणी के संगठनों के लिए अमेरिका की सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर ऑडिट निर्देशिका का उपयोग करें।