Farmaseuttisiin tuotteisiin tai prosesseihin liittyvää työtä varten valittavan kumppanin arviointi alkaa tarpeen ja odotetun tuloksen kirjallisesta kuvauksesta. Kuvauksen ei pidä ennalta olettaa tuotteen, toimittajan tai oikeudellisen aseman ominaisuuksia. Sen tulee sen sijaan kertoa aiottu käyttö, vaihe jossa tukea tarvitaan, jo saatavilla olevat tiedot sekä päätökset, jotka jäävät tilaavalle organisaatiolle. Toimeksiannon rajojen määrittäminen on yhtä tärkeää. Tällöin jokainen mahdollinen toimittaja vastaa samaan tarpeeseen sen sijaan, että täyttäisi olennaisia aukkoja omilla oletuksillaan.

Farmaseuttisen toimittajan arvioinnin valmistelu Yhdysvalloissa

Määritä laajuus ja aiottu käyttö

Erota kaupallinen tai toiminnallinen tarve väitteistä, jotka koskevat tuotetta, prosessia tai oikeudellista velvoitetta. Kirjaa kyseessä oleva materiaali tai palvelu, luovutuksessa odotettava tulos, sisäiset vastuuhenkilöt, aikarajat ja olemassa olevat liittymät. Ilmoita, onko välitön tarve selvittävä, vertaileva, toteutusvaihe vai jatkuva tuki. Tarkka laajuus auttaa erottamaan tarvittavat todisteet vain kiinnostavista tiedoista ja välttää pyytämästä toimittajalta sitoumuksia, joista ei ole sovittu.

Pyydä vertailukelpoisia tietoja

Esitä jokaiselle ehdokkaalle samat kysymykset: ehdotettu vastuu, edellytykset, tiimiltäsi tarvittavat lähtötiedot, suunnitellut tulokset, oletukset, aikatauluriippuvuudet ja kysymysten kanava. Pyydä ilmoittamaan, missä todistusaineisto säilytetään ja kuka voi selittää sen, äläkä pidä lyhyttä lausumaa todisteena. Pidä tekniset, kaupalliset ja hyväksyntään liittyvät päätökset selvästi erillään. Näin arvioinnissa voidaan verrata vastausten sisältöä esittämättä varmistamatonta ominaisuutta tosiasiana.

Suunnittele dokumentaatio ja jäljitettävyys

Sopikaa ennen työn alkamista, mitä tietueita luodaan, tarkistetaan, säilytetään tai siirretään ja miten versiot tunnistetaan. Selventäkää, kuka vastaa kustakin tietueesta, miten korjaukset merkitään ja millainen pääsy tarkistukseen tarvitaan. Jos projekti koskee näytteitä, eriä, eritelmiä tai hallittuja tietoja, määritelkää viitepisteet, joiden avulla työ voidaan ymmärtää myöhemmin. Sovellettavat ammatilliset ja oikeudelliset vaatimukset on vahvistettava vastuullisten asiantuntijoiden toimesta.

Määritä muutokset ja hyväksynnän ehdot

Jaa työ tarkistettaviin vaiheisiin, joilla kullakin on vastuuhenkilö, tulos ja hyväksynnän ehto. Määritä, miten vaatimuksen muutos ilmoitetaan, arvioidaan ja hyväksytään ennen kuin se vaikuttaa kustannuksiin, aikaan tai laajuuteen. Sopikaa menettelystä, jos saatavilla olevat tietueet eivät riitä vastaamaan kysymykseen. Hyväksynnän tulee perustua sovittuun todistusaineistoon ja dokumentoituun luovutukseen, ei epäviralliseen vaikutelmaan esityksen jälkeen.

Aloita rajatulla ensimmäisellä askeleella

Tehtävänannon, tietueiden tai työnkulun kohdistettu tarkistus voi testata viestintää ja selventää seuraavan päätöksen ennen suurempaa sitoumusta. Arvioi tämän jälkeen, ymmärrettiinkö laajuus, olivatko pyydetyt tiedot käyttökelpoisia ja pysyivätkö vastuut selvinä. Ensivertailua varten katso Business Communicatorin Yhdysvaltojen farmaseuttista kategoriaa, ja tarkista sitten jokainen ehdokas omia vaatimuksiasi ja soveltuvaa asiantuntijaneuvontaa vasten.